一封信件的好坏，能让合作夥伴上天堂或者入地狱，你的信件总是像封万言书，又或者没头没尾让人摸不着头绪吗？八个书信礼仪的诀窍，让我们一起从信件开始，展现专业的职场态度！
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最近收到一封信，大约是这样的内容：「我们公司想要拓展某方面的业务，我们公司一直以来在市场上致力推广⋯⋯（文长後略），想知道找你合作报价多少？」後面就没了，连自己的名字都没有介绍，因此看完後我只好婉拒了；或许你也收过这样的信件，又或者可能曾经不小心犯过这样的错误，一封落落长的信件，得在字里行间找重点，信件礼仪的缺乏，又让人看了有些难受？
信件礼仪可能影响一次合作机会的成功与否，亦可能因此多一位朋友，或是让自己的专业度提升，因此人人都应该学会怎样写商业书信，接下来我会将一份完整的商务邮件切成几个环节，手把手的教你怎样才能写出一封好的邮件！
一. 请在信件「主旨」就把话讲完
简单扼要的信件主旨，除了能帮对方节省时间，一看标题就知道寄信的目的，还能吸引对方在茫忙的信海中注意到你的邮件；举一个非常鲜明的例子：求职信。通常 HR 的信箱打开来几乎都是一片人力银行的自动转寄信，如果要在其中脱颖而出，只要在标题下点功夫：
（图／Hahow好学校提供）
看出差别了吧！与人力银行截然不同的格式写法，开头先注明来信者是谁、并直接指名应徵对方公司某项职位，表明自己的「来意」，最後的杀招是：「感谢您拨冗阅读」这几个字格外有礼貌，给人的感觉比我家楼下早餐店的大婶还要亲切，害我都想跟你点份火腿蛋加大冰奶了。
二. 视彼此交情，信件开头调整称谓与问候
首先开头别再 Dear 来 Dear 去了，问候语的选定可视「亲密度」来使用（而且 Dear 其实有点「老套」了），可以的话请直接称对方的「最高职衔」并加上简单问候语「您好」即可，例如：江校长您好、林老师您好。
如果跟对方的关系够好、或是对方是平辈，在开头可改成「Hi」，例如：「Hi 小蛙老师！」但如果彼此已经非常熟了，甚至是很亲切的合作关系与交情，可以用「Hey！」也没问题的；上次有位老师回信给我，就直接以：「Hey 子威！」作为开头，整个亲切到爆表啊！
三. 写信时不拖泥带水，且明确分段，结尾再次提示目的
开头第一段请先讲完重点，对方如果很忙，看第一段就知道这封信跟他有什麽关系，例如要交代什麽、要请他帮忙连系谁、要索取什麽东西；千万别写的落落长，尽量在三段内就讲完所有的事，也可以参考推特的字数上限设计，每段尽量不要超过 140 个字，因为写 E-mail 不是写文章，真的有很多事要交代，就直接打个电话吧！
如果不得已得用邮件交代多项任务或话题，请一定要「分段」明确，建议在每个段落前用「粗体」加上放大 2 个字级做成「小标题」，这样协助读者在看信时眼睛能够短暂的休息，算是贴心举动。
（图／Hahow好学校提供）
时时都要注意尊重阅读者的时间，尽量用精简的文字来叙述事情，不要使用过多的形容词、语助词、或是描述太多故事背景，夸张到像写文情并茂的情书就太过头了。
最後一段结尾可以感谢对方拨冗阅读，并再次提醒对方寄信的「目的」，例如通常我与老师的邀访信件最末段会像这样：
上述资料供老师参考，感谢您拨冗阅读此信！最後也再次向您询问，是否愿意接受专访？期待您的回覆，祝您有美好的一天！
四. 注意「表情符号」与「标点符号」的使用
正式商业信件尽量少用「表情符号」，表情符号的使用并不会让人觉得你很萌，反而会给人不太正经的印象，要记得 E-mail 不是在聊 LINE，主要是「交代重要事物」与「交换资讯」的沟通方式；当然如果双方很熟的话，能视情况用些「～、^^、XD」的表情符号，但拜托别用到这种：ヾ(“´∀｀”)ﾉ
另外写信时，顾及文字专业性，建议用「中文全形」标点符号，不要一下半形逗号、一下全形逗号，全形标点符号有助於阅读的顺畅感，字跟字之间的间距会相当平衡的分开。
如果想要强调内文重点，可以适当的用「红色」或「暗橙色」标示出来，但别通篇都红吱吱（是在写血书吗？），一封信尽量维持两种颜色就好；另外这不是色盲测试，信件一定是白底，所以请避免用一些极难辨识的「亮黄色」、「粉红色」。
（图／Hahow好学校提供）五. 附件别疏忽档名跟压缩
从邮件的「附件档案」有时候会透露一个人对工作的细心程度，例如档案名称，通常有些人在寄求职信应徵的时候，如果有作品集会疏忽掉替作品命名，一串附件都是「未命名 1.jpg」、「未命名 2.jpg」、「未命名 3.jpg」，这样很难分清楚哪件才是最重要的作品。
取名也是非常有学问的，如果之间已经传递过一份文件，再次寄送的时候请寄得在同一份档案名称，加上新的「日期」或「修改版本」，尽量别让两份文件名称相似或相同，不然对方下载後会难以辨识第一版、第二版，还得两份都打开来检查，再次重申「请尊重阅读者的时间」。
最後要注意邮件的档案夹带上限，过大或过多的档案记得要「压缩」或「转档」，例如作品集是很多份 jpg、png 图档，我建议直接转成一份 PDF 档，别一张一张这样夹带寄送，尽量让对方按一次「下载」就行了；如果作品真的太多，也可以改用线上「连结」的方式，或是先上传到「云端资料夹」在开启共享，并在信中说明：「由於档案众多，方便的话请至线上阅览，此为我的：作品集连结」贴心一点请把连结也缩网址，不要一串乱码网址直接贴上来。
六. 记得首次寄信一定要加上「签名档」
「签名档」会加在邮件中的最下方，用意是留下必要联络资讯方便对方将来主动联系你，通常会包括：姓名（中/英）、职称、联络电话、分机、E-mail、甚至可以包含公司网站及 Logo；当然如果你的社群很业务导向，希望对方未来能与用通讯软体即时沟通，在签名档附上 FB、LINE ID 也没问题。
七. 善用 CC 和 BCC，回覆时也不能疏忽
CC 是「副本（Carbon Copy ）」的意思，在寄件时通常除了主要「收件人」外，与这封信有关的人可以填写在「副本」收件人栏位，例如主管、部门同事、或是对方有两位以上的项目负责人；当对方按下「回覆所有人」时，邮件会自动传送一封副本邮件给所有 CC 成员，让相关人士都知道你们联络的内容、处理的时间与进度。
因此如果你回信时，看到对方有 CC 他的主管、同事，请记得务必选「回覆所有人」，这是基本的回信礼节，因为对方既然会 CC，就代表他希望让自己的主管、同事也知道进度如何，如果只用单一「回覆」，他就得再「转寄」一次邮件给主管。
（图／Hahow好学校提供）
而 BCC 则是「密件副本（Blind Carbon Copy）」的意思，这与 CC 不同，主要「收件人」不会知道你也将这封信也传给了谁，可以确保其他人的邮件地址不外流，但又能通知主管「已跟对方联系了」；因此 BCC 大多适合用在讲座、研讨会的「多人事前通知」上，避免把彼此不认识的人的邮件地址通通流出去了。
八. 最後提点，发信前请一定要最终确认
当上面每一个环节都完成了，最後按下「传送」前建议再把信从头到尾看一遍，除了检查错字外，也试着自己亲口念一遍，如果发现太冗长、或是念得不顺会吃螺丝，就请把拗口的地方删减一下。
尤其要注意「档案附件」是否真的夹带完成，最常疏忽的是忘记加上附件，却在信件中说：「请参阅附件」之後还得重寄一封就尴尬了！
永远要记得尊重阅读者的时间，好的信件绝对能让对方感受到你的认真及专业，对方看完一封非常用心又言简意赅的邮件，一定会觉得跟你合作是件安心、毫无压力的事！
文／林子威
本文经授权转载自Hahow好学校，原文标题：为什麽对方不回我的信？人人必学的职场邮件攻略法
责任编辑／郭丹颖
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